Microsoft Office: Kaj mora vedeti vaša organizacija?

Najnovejša različica sistema Microsoft Office je v celoti izboljšana v primerjavi s prejšnjimi različicami, predvsem z novimi funkcijami in prenovljenim uporabniškim vmesnikom. Paket za produktivnost je, optimiziran za naprave z ekranom na dotik kot so tablični računalniki in računalniki z monitorji na dotik.

Neprofitne in dobrodelne organizacije ter javne knjižnice lahko zaprosijo za donacijo programa Office preko donacijske sheme TechSoup (za več informacij o Microsoftovih donacijah preko mreže TechSoup, kliknite na Pregled Microsoftovih donacij).

V celotni zbirki programa Office se nahaja ogromno novih funkcij. Čeprav je skoraj nemogoče našteti vse spremembe, omenjamo nekatere, ki so najbolj koristne za neprofitne in dobrodelne organizacije ter knjižnice. Spodaj navedeni članki natančneje prikazujejo posebnosti  programa Office. 

 

Delo z Windows 8 in SkyDrive (storitev v oblaku)

Najnovejša različica programa Office je ustvarjena in optimizirana za zaslone na dotik, dopolnjuje  operacijski sistem Windows 8. Pogled na začetno stran je značilen tako kot pri Windows 8 -  minimalističen, široka podoba ikon (gumbov)  s poudarjenim tekstovnim delom. Prenovljena podoba deluje manj razkošno z namenom uspešnega osredotočanja na naloge, ki so “na dosegu roke”.

Office je združljiv z vsemi različicami operacijskega sistema Windows 7, ne pa tudi na vseh različicah operacijskega sistema Windows Vista ali XP. Organizacije, ki uporabljajo starejše različice operacijskega sistema Windows lahko za zagon najnovejše programske opreme razmislijo o nadgradnji obstoječih z novejšimi različicami operacijskega sistema Windows. Informacije o operacijskem sistemu Windows 8, preverite pri TechSoup.

 

Ali bi morali nadgraditi svoj operacijski sistem z Windows 8?

Microsoftova storitev v oblaku SkyDrive  je v celoti vključena v zbirko Office. Ob namestitvi zbirke Office, morate vnesti svoje podatke v vaš Microsoftov račun, ki je povezan z vašim računom SkyDrive. Na ta način boste naložili datoteke na vaš spletni SkyDrive račun neposredno iz zbirke Office. SkyDrive je tako privzeto mesto za shranjevanje novih datotek. Lokacijo shranjevanja lahko po želji preprosto spremenite in shranjujete datoteke lokalno ter na zunanji disk ali omrežje.

Pojasnilo: Ob aktivaciji zbirke Office, se boste morali povezati s svojim Microsoftovim računom

Delo z več različnimi napravami, je veliko lažje s povezavo zbirke Office in storitve SkyDrive.  Po zaključenem shranjevanju datotek v storitev SkyDrive, lahko dostopate do svojih dokumentov, preglednic, predstavitev in drugih datotek zbirke Office iz različnih računalnikov, Windows Phone telefonov ali tabličnih računalnikov. Word, Excel in PowerPoint bodo shranili tudi lokacijo, kjer ste zaključili vaše delo.

Primer:  če delate v celici preglednice in bi morali zapreti Excel za delo na drugem projektu, bo program shranil tudi lokacijo v tej celici. Vaše zaznamovano mesto bo tudi usklajeno med različnimi napravami tako, da se lahko vrnete v datoteko na osebnem računalniku, Windows Phone telefonu, ali tabličnim računalnikom. Aplikacija  SkyDrive je na voljo za tudi za  iOS in Android in na ta način lahko odpirate datoteke med različnimi platformami.

 

Word

Nova različica Microsoft Word na pogled, ni bistveno drugačna od starejših različic. Besedilo in ikone so zaradi lažje berljivosti malo večje in razporejene bolj narazen in tudi na videz deluje kot moderen vmesnik. Word tudi deluje veliko hitreje in bolj gladko med tipkanjem in kadar se premikate po dokumentu.

Word vas ob zagonu vas pozdravi z novo vstopno stranjo, ki prikazuje vaše zadnje dokumente, različne predloge in ponuja možnost, da odprete nov dokument. Trak je v zadnji različici zbirke Office,še vedno prisoten, vendar ga lahko z pomanjšate namenom povečanja vašega delovnega prostora na zaslonu. Na traku se nahaja tudi nov zavihek Design, ki vključuje oblikovanje in orodja za ozadje ter nove teme in predloge

Word je zelo prilagodljiv, ko gre za vgrajevanje različnih vrst medijev v dokument.

Primer: sedaj lahko videoposnetke neposredno vstavite in predvajate v dokumente. Fotografije lahko z vašega Facebook in Flickr računa neposredno tudi vstavite v Wordov dokument, ne da bi pri tem zapustili aplikacijo. Nova orodja za poravnavo besedila (orodja, ki se prikažejo ob kliku na medij) bodo enostavno in hitro uredili slike ali video posnetke k pripadajočemu besedilu.

Med najbolj uporabnimi novostmi je možnost urejanje PDF datotek v Wordu. V zadnjih različicah zbirke Office ste lahko datoteke shranjevali Wordov dokument v PDF formatu, vendar jih ni bilo mogoče urejati urediti kot PDF datoteke, ne da bi jih prej pretvorili. Sedaj lahko v Wordu preprosto odprete PDF datoteko in začnete takoj urejati takoj, brez izgube PDF oblike ali strukture.

Word vsebuje tudi nekaj značilnosti, ki vam lahko pomagajo pri lažjem usklajevanju dela med zaposlenimi.

Če želite delati na dokumentu s skupino ljudi, ga lahko shranite v storitvi SkyDrive ali SharePoint in nato pošljete sodelavcem povezavo do datoteke, skupaj z dovoljenjem za pregledovanje in urejanje

 

Excel

Tako kot Word, je tudi nova različica Excela deležna manjše preobrazbe. Vsebuje veliko novih uporabnih orodij, ki bodo pritegnili tako nove, kot tudi napredne uporabnike. Orodje Priporočen Grafikon vam lahko pomaga obrazložiti številne možnosti, ki jih zagotavljajo Excelovi grafikoni. Če svoje izbrane podatke vstavite s klikom na Vstavi>Priporočen grafikon, bo Excel prikazal različne možnosti grafikonov, ki lahko uporabite za svoj ​​projekt v formatih kot so npr. črtni, tortni ali palični grafikon.

Pojasnilo: Excelova funkcija  Priporočen grafikon vam pomaga izbrati najboljši format za vaše podatke

Hitri vnos je priročna funkcija, ki vam pomaga pri preurejanju formata in podatkov. Excel si bo zapomnil vzorec vnesenih podatkov in samodejno izključil druge podatke, ki ne vsebujejo zahtevane makre ali formule. Primer: vnesene telefonskih številk vaših prostovoljcev, oblikovane na željen način bo funkcija Excel Flash Fill ta vzorec prepoznal in jih oblikoval.

Drugo uporabno orodje za nove in napredne uporabnike Excela je funkcija Pivot Table. Ko izberete skupino celic, lahko v predogledu preverite, kako so  vaši podatki videti v različnih tabelah in z različnih zornih kotov.

PowerPoint

PowerPoint sledi načelu "manj je več" in vsebuje manj nepotrebnih gumbov in barv in namenja več prostora za platno in oblikovanju diapozitivov. Pojavljajo se nove teme in predloge, ki jih poljubno izbirate ter barvne različice za določene teme. Podobno kot v Wordu, vam tudi v PowerPointu  orodja za poravnavo pomagajo pri postavljanju oblike, urejanju polja in grafik z besedilom, ki pomagajo, da diapozitivi izgledajo profesionalno.

Pojasnilo: orodja za poravnavo oblike delujejo pri PowerPointu podobno pot pri Wordu

Nova funkcija v PowerPointu,  Presenter View, vsebuje navigacijsko mrežo, ki vam pomaga že med samo predstavitvijo pri organiziranju diapozitivov. Nova funkcija hkrati omogoča, da z dotikom povečate ali premikate diapozitiv.

Outlook

Od vseh programov sta posodobitev in izgled Outlooka najbolj izrazita. Seveda gre za spremembe na bolje: bolj urejen vmesnik omogoča lažji vpogled v v pomembne informacije v mapah Prejeto in Koledar. Outlook zdaj deluje in zgleda podobno kot program za spletno pošto – kot primer: naj navedemo možnost neposrednega odgovora na sporočilo iz glavnega okna. V prejšnjih različicah je bilo potrebno za odgovor odpreti novo okno. Lahko se sicer odločite za odgovor v ločenem oknu oziroma meniju, vendar sprememba predstavlja večjo učinkovitost Outlook-a.  Funkcija Social Connector vam v najnovejši verziji Outlooka lahko združi vaše Facebook ali LinkedIn račune neposredno iz menija Prejeto (Inbox) in tako lažje preverite posodobitve vaših stikov.   

Prav tako lahko neposredno sinhronizirate sporočila vaše e-pošto z računi Facebook, Twitter  ter LinkedIn, ki jih na vašo  zahtevo predstavit v eni predal. Če ste odgovorni urejanje socialnih medijev v vaši organizaciji, vam navedena funkcija lahko prihrani ogromno časa.

Novost je tudi nova funkcija “kukalo”, ki omogoča hiter vpogled v funkcijo koledar in dogovori medtem, ko pišete elektronsko sporočilo.

Na voljo je tudi nova funkcija, imenovana "pokuka", ki vam daje hiter pogled na koledarju ali imenovanj pa pišete na e-pošto, ne da bi morali izbrati okna.

 

OneNote

Tako kot drugi programi v zbirki Office, OneNote omogoča sinhronizacijo več naprav. Zapiske ustvarjene v programu OneNote je mogoče obdelovati iz več naprav; Windows 7 ali 8, tablični in osebni računalniki, telefoni Windows ter iOS in Android naprave s pomočjo spletne aplikacije OneNote. V vašem brskalnika lahko tudi odprete opombe prek spletne aplikacije Office.

OneNote je dopolnjen tudi z nekaj na dotik prijaznimi elemente, kot so sposobnost za pripravo in premik  znotraj aplikacije. Prav tako lahko vstavljate slike, video posnetek in dokumente svoje v zapiske ter jih na enak način kot vse druge elemente znotraj zbirke Office sinhronizirate s svojim računom v storitvi SkyDrive

 

Zbirka Office uvaja številne nove in uporabne funkcije, ki bodo zanesljivo koristile neprofitnim in  dobrodelnim organizacijam in knjižnicam, vendar spremembe niso tako drastične, da bi se morali zaposleni ponovno naučiti uporabe programske opreme. Eno ali dve delovni kosili z zaposlenimi zadoščata za pogovor o glavnih poudarkih o novostih pri delu s prenovljeno zbirko Office.